Διαγωνισμός

ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ:

Φυσική απογραφή και επικαιροποίηση των παγίων περιουσιακών στοιχείων που βρίσκονται στις εγκαταστάσεις και χώρους του Νοσοκομείου, ΚΕΦΙΑΠ Αγρινίου και Αμφιλοχίας και ΣΑΕΚ. Περιλαμβάνει την καταγραφή, ταυτοποίηση, σήμανση και ενημέρωση του Μητρώου Παγίων, με στόχο την ακριβή απεικόνιση της περιουσιακής κατάστασης.

Οι κύριες κατηγορίες παγίων που θα καλυφθούν (βάσει Π.Δ. 54/2018) περιλαμβάνουν:

·         Ακίνητη περιουσία (κτίρια, εγκαταστάσεις)

·         Μηχανήματα και εργαλεία

·         Μεταφορικά μέσα

·         Εξοπλισμός πληροφορικής και τηλεπικοινωνιών

·         Έπιπλα και λοιπός εξοπλισμός

1.    Μεθοδολογία Εκτέλεσης – Διαδοχικά Στάδια

Το έργο θα υλοποιηθεί σε δύο κύρια διαδοχικά στάδια, με στενή συνεργασία μεταξύ της εταιρείας και του Νοσοκομείου.

1ο Στάδιο: Σχεδιασμός και Προετοιμασία της Φυσικής Απογραφής

Σε αυτή τη φάση, εξειδικευμένοι σύμβουλοι μας θα συνεργαστούν στενά με τις υπηρεσίες του Νοσοκομείου για:

·         Τον καθορισμό των ειδών παγίων που θα απογραφούν, των κατηγοριών και ομάδων τους, καθώς και τυχόν εξαιρέσεων από τη φυσική καταγραφή όπως είδη που αποστειρώνονται, υλικά-σκεύη που πλένονται, υλικά ενσωματωμένα σε μηχανήματα ή συσκευές, κτλ.

·         την κατηγοριοποίηση των παγίων σύμφωνα με το Π.Δ. 54/2018.

·         τη συλλογή και ανάλυση υφιστάμενων καταστάσεων και αρχείων παγίων από τις υπηρεσίες του Νοσοκομείου.

·         την εξέταση των δυνατοτήτων του πληροφοριακού συστήματος του Νοσοκομείου, ώστε το νέο αρχείο Μητρώου Παγίων να είναι συμβατό και εισαγώγιμο.

·         τον προσδιορισμό των λεπτομερειών της διαδικασίας καταγραφής, καθώς και των συγκεκριμένων στοιχείων που θα συλλέγονται ανά πάγιο (όπου αυτό είναι εφαρμόσιμο).

Κατ’ ελάχιστον θα καταγράφονται ανά πάγιο:

·         Περιγραφή

·         Κατηγορία βάσει Π.Δ. 54/2018

·         Σειριακός αριθμός (όπου υπάρχει)

·         Κατάσταση (λειτουργικό/εκτός λειτουργίας)

·         Ακριβής τοποθεσία (Κτίριο – Όροφος – Τμήμα – Χώρος)

            Υπεύθυνη οργανική μονάδα

            Υφιστάμενος κωδικός μητρώου (εάν υπάρχει)

2ο Στάδιο: Διενέργεια Φυσικής Απογραφής και Επικαιροποίηση Καταγραφής

Στους χώρους του Νοσοκομείου, ΚΕΦΙΑΠ Αγρινίου και Αμφιλοχίας και ΣΑΕΚ. :

·         θα πραγματοποιηθεί επιτόπου καταγραφή των παγίων, με παρουσία και καθοδήγηση από υπεύθυνο του Νοσοκομείου (κατόπιν συνεννόησης) για την υπόδειξη χώρων και εξοπλισμού.

·         καταγραφή όλων των χαρακτηριστικών που έχουν οριστεί στο 1ο στάδιο.

·         ανάληψη από την εταιρεία του κόστους παραγωγής και τοποθέτησης ετικετών με μοναδικούς κωδικούς (π.χ. barcode) σε κάθε καταγραφόμενο πάγιο.

·         μετά την ολοκλήρωση ανά τμήμα/χώρο, παράδοση κατάστασης απογραφής στον αρμόδιο υπάλληλο για επαλήθευση και έλεγχο.

·         δημιουργία ολοκληρωμένου ηλεκτρονικού αρχείου Μητρώου Παγίων.

Η Ανάδοχος Εταιρεία αναλαμβάνει αποκλειστικά και εξ ολοκλήρου τη διενέργεια της φυσικής απογραφής των παγίων, συμπεριλαμβανομένης της καταγραφής, ταυτοποίησης, σήμανσης και καταχώρισης όλων των απαιτούμενων στοιχείων στο Μητρώο Παγίων. Η ευθύνη για την πληρότητα, ακρίβεια και ορθότητα της καταγραφής βαρύνει αποκλειστικά την Ανάδοχο.

Η διαδικασία θα πραγματοποιείται με παρουσία και λειτουργική καθοδήγηση του Προϊσταμένου ή ορισμένου υπευθύνου ή επιτροπής για κάθε Τμήμα, αποκλειστικά ως προς:
– την υπόδειξη του εξοπλισμού,
– τη λειτουργική του χρήση,
– και τη χωροταξική κατανομή των παγίων.

Η συμμετοχή του προσωπικού του Νοσοκομείου έχει υποστηρικτικό και πληροφοριακό χαρακτήρα και δεν συνιστά διενέργεια καταγραφής ούτε μεταβίβαση ευθύνης για την ακρίβεια των στοιχείων.

Το Νοσοκομείο παρέχει διοικητική και λειτουργική υποστήριξη, η οποία περιορίζεται στην παροχή πρόσβασης στους χώρους, στη διάθεση υφιστάμενων καταστάσεων και στοιχείων, καθώς και στη διευκόλυνση της διαδικασίας απογραφής.

Για πάγια τα οποία εμφανίζονται στις υφιστάμενες καταστάσεις αλλά δεν εντοπίζονται κατά τη φυσική απογραφή, η Ανάδοχος υποχρεούται να τα καταγράφει σε διακριτό πίνακα με τίτλο «Μη Εντοπισθέντα Πάγια», χωρίς να προβαίνει σε διαγραφή ή τροποποίηση των στοιχείων τους. Η περαιτέρω διαχείριση, διερεύνηση ή διαγραφή αυτών θα αποφασίζεται αποκλειστικά από το Νοσοκομείο.

2.    Τεχνικές Προδιαγραφές Ετικετών Σήμανσης

Οι ετικέτες που θα χρησιμοποιηθούν πρέπει να πληρούν τις εξής προϋποθέσεις για το νοσοκομειακό περιβάλλον:

·       Υλικό: Πολυεστερικό υψηλής αντοχής.

·       Ανθεκτικότητα: Να είναι ανθεκτικές σε υγρασία, υψηλές θερμοκρασίες, τριβή και ισχυρά χημικά καθαριστικά/απολυμαντικά (π.χ. οινόπνευμα, χλώριο).

·       Επικόλληση: Χρήση ενισχυμένης κόλλας (high tack) για μόνιμη επικόλληση σε επιφάνειες μεταλλικές, πλαστικές ή ξύλινες.

·       Περιεχόμενο: Εκτύπωση Barcode, λογότυπο του Νοσοκομείου και αριθμητικός κωδικός (Human Readable).

3.    Υποχρεώσεις του Νοσοκομείου

Για την αποτελεσματική και έγκαιρη εκτέλεση:

·         Ορισμός υπεύθυνου συντονισμού και παροχή πρόσβασης στους χώρους του Νοσοκομείου.

·         Διάθεση υφιστάμενων καταστάσεων παγίων και σχετικών αρχείων.

·         Υπόδειξη χώρων και υποστήριξη κατά την καταγραφή από ορισμένους υπαλλήλους του νοσοκομείου για κάθε χώρο.

·         Συμμετοχή σε συναντήσεις προετοιμασίας και ελέγχου καταστάσεων.

4.    Παραδοτέα

1.     Ηλεκτρονικό Μητρώο Παγίων σε μορφή Excel προσαρμοσμένο κατάλληλα για εισαγωγή στο πληροφοριακό σύστημα του νοσοκομείου.

2.     Αναφορές αποκλίσεων και προτάσεις βελτίωσης.

5.    Χρονοδιάγραμμα

·         Έναρξη εντός 20 ημερών από υπογραφή σύμβασης.

·         Ενδιάμεσο Ορόσημο: Υποβολή έκθεσης προόδου στους 5 μήνες.

·         Ολοκλήρωση εντός 10 μηνών.

Η Ανάδοχος Εταιρεία φέρει την πλήρη ευθύνη για την ορθότητα, πληρότητα και ακρίβεια της φυσικής καταγραφής των παγίων. Τυχόν σφάλματα ή παραλείψεις που διαπιστωθούν κατά τον έλεγχο υποχρεούται να τα διορθώσει χωρίς πρόσθετη οικονομική επιβάρυνση.

• (79221000-9): Υπηρεσίες παροχής συμβουλών σε θέματα φορολογίας